سلسلة التوريد · الاستلام

ما الأوراق التي يجب أن ترافق كل شحنة دوائية؟

تصل الشحنة، والصناديق تبدو سليمة، والمندوب ينتظر توقيعك. لكن التوقيع لا ينبغي أن يأتي قبل أن تجيب عن سؤال بسيط: هل تملك ما يثبت أن هذا فعلًا ما طلبته، ممّن طلبته، وبالحالة التي يجب أن يصل بها؟ الجواب لا يأتي من النظر إلى العبوة، بل من مستندات محددة يجب أن تصل معها. في هذا المقال نوضح ما الذي توصي منظمة الصحة العالمية وإرشادات التوزيع الجيد الأوروبية بطلبه والتحقق منه مع كل شحنة دوائية تصل مستودعك أو صيدليتك أو مختبرك.

ثلاثة أسئلة يجيب عنها الاستلام

استلام الشحنة ليس توقيعًا على بوليصة شحن. تنص إرشادات التوزيع الجيد الأوروبية على أن الغرض من وظيفة الاستلام هو التأكد من أن الشحنة الواردة صحيحة، وأنها واردة من مورّدين معتمدين، وأنها لم تتضرر ضررًا ظاهرًا أثناء النقل.² ثلاثة أسئلة إذًا، لا سؤال واحد: هل هذا ما طلبناه فعلًا؟ ومن أين جاء بالتحديد؟ وبأي حال وصل؟

وتضيف الإرشادات أن المنتجات التي تحتاج تخزينًا أو إجراءات أمنية خاصة ينبغي أن تُعطى الأولوية، وأن تُنقل فور إتمام الفحوص المناسبة إلى مرافق التخزين الملائمة لها مباشرة.² فالمنتج الذي يحتاج تبريدًا وينتظر دوره في طابور الفحص العادي يخسر وقتًا لا يُسترجع لاحقًا.

الوثائق التي يجب أن تطلبها من المورّد

الإجابة عن الأسئلة الثلاثة أعلاه تحتاج مستندات محددة، لا انطباعًا عامًا بأن الشحنة تبدو سليمة. تحدد إرشادات منظمة الصحة العالمية لإجراءات الاستيراد قائمة بالوثائق التي ينبغي أن ترافق كل شحنة من المنتجات الطبية: مستندات صادرة عن الجهة الرقابية الوطنية في بلد الاستيراد تثبت أن المستورد مخوَّل باستيراد المنتجات الطبية، وأن المنتج نفسه مصرَّح بتسويقه أو مسموح باستيراده؛ وشهادة إفراج عن الدفعة صادرة عن الجهة المصنّعة؛ وصحيفة بيانات سلامة حيثما ينطبق ذلك؛ وفاتورة أو بوليصة أو مستند تسليم للدفعة يتضمن اسم المنتج، ورقم الدفعة، والكمية، وتاريخ الانتهاء؛ وأي مستند آخر تشترطه التشريعات الوطنية أو الإقليمية للتخليص الجمركي؛ وأي مستند آخر ينبغي أن تصدره الجهة المختصة في بلد التصدير، بحسب الحال.¹

القائمة طويلة، لكن الفكرة بسيطة: يجب أن تكون قادرًا على إثبات من أنتج الدفعة، ومن أذن بتسويقها، وأن الكمية والدفعة المذكورتين في الفاتورة هما ذاتهما ما وصل فعلًا. وحين تشتري مادة أولية دوائية لا منتجًا نهائيًا، هناك مستند إضافي لا غنى عنه، نوضحه أدناه.

ماذا تفحص فور فتح الشحنة

وصول المستندات لا يكفي وحده. توصي منظمة الصحة العالمية بأن يخضع كل استلام لفحص بصري وفرز أولي، وأن يُقارَن حجم الشحنة بما ورد في الفواتير أو البوليصات أو مستندات التسليم، مع الانتباه إلى طبيعة التغليف والوسم وحالتهما. وحيثما أمكن، تُقارَن العبوة الخارجية بنموذج معياري معروف لها.¹

ويجب أن تكون العبوة الخارجية سليمة، بلا أي علامات تلف أو تسرّب قد تكون غيّرت المحتوى الداخلي.¹

علامات تحذير على العبوة نفسها

تنبّه منظمة الصحة العالمية إلى أن الأخطاء الإملائية، أو الطباعة رديئة الجودة، أو أي عيوب مشابهة في العبوة قد تكون مؤشرًا على منتج دون المستوى أو مغشوش.¹ وهذه تفصيلة يسهل تجاوزها في يوم مزدحم، لكنها بالضبط ما ينبغي لموظف الاستلام المدرَّب أن يلاحظه قبل أن يوقّع على استلام الشحنة.

إن كانت الشحنة مواد أولية دوائية لا منتجًا نهائيًا

تختلف الوثائق قليلًا حين تشتري مادة أولية دوائية، مادة فعالة أو سواغًا، بدلًا من منتج نهائي جاهز. تنص إرشادات منظمة الصحة العالمية على أن كل مادة أولية دوائية مستوردة ينبغي أن ترافقها ضمانة أو شهادة دفعة تُعدّها الجهة المصنّعة، على النحو الموصى به مثلًا في مخطط منظمة الصحة العالمية للتصديق على المواد الأولية الدوائية.¹ وحين تُشترى هذه المواد وتُستورد من موزّعين وسطاء لا من المصنّع مباشرة، يجب أن تكون موسومة بما يتوافق مع اللوائح الوطنية، وأن ترافقها شهادة تحليل صادرة عن الجهة المصنّعة الأصلية.¹

والفرق هنا جوهري: مسؤولية ضمان جودة المادة الأولية تقع على عاتق مصنّع المنتج النهائي الذي يستخدمها.¹ وهذا بالضبط ما يجعل تتبّع شهادة التحليل حتى الجهة المصنّعة الأصلية، لا الوسيط الأخير في السلسلة، أمرًا لا غنى عنه، وقد فصّلنا كيف تُقرأ هذه الشهادة وما تخبرك به فعليًا في هذا المقال.

حين يثير شيء الشك

إذا اشتُبه في أن دفعة ما دون المستوى أو مغشوشة أو غير مصرَّح بها، توصي منظمة الصحة العالمية بوضعها في الحجر ريثما يجري تحليل العينات والتحقيق، مع الحرص خلال ذلك على ألا تتلامس العبوات مع أي ملوّثات محتملة، وأن تُخزَّن وفق الظروف الموصى بها على الوسم أو في صحيفة بيانات السلامة، من حرارة وضوء ورطوبة.¹ كما توصي بإبلاغ المرسَل إليه فورًا بأي إجراء من هذا النوع، وإشراك الجهة المصنّعة المخوّلة أو المستورد في التحقيق في أقرب وقت ممكن.¹

ومبدأ العزل هذا لا يقتصر على المواد المشتبه فيها فحسب. فحتى العينات التي تُسحب للتحليل قبل الإفراج عن شحنة سليمة ظاهريًا ينبغي أن توضع في مواقع معتمدة للحجر، مع العناية نفسها بالتخزين المناسب.¹ وقد فصّلنا الإجراء الكامل للإخطار والعزل عند الاشتباه في منتج مغشوش في مقال الأدوية المغشوشة ودون المستوى.

ماذا يعني هذا عمليًا

يختصر ما سبق في قائمة تحقق واحدة تصلح لأي شحنة تصل مستودعك: مستندات الجهة الرقابية التي تثبت صلاحية المستورد والمنتج، شهادة إفراج عن الدفعة من المصنّع، فاتورة أو مستند تسليم يتضمن البيانات الأربع الإلزامية، فحص بصري للعبوة يقارن الحجم بالفاتورة ويرصد أي عيوب في الطباعة أو التغليف، وشهادة تحليل من المصنّع الأصلي إن كانت الشحنة مادة أولية لا منتجًا نهائيًا.

وحين لا يكتمل شيء من ذلك، فالخيار الأسلم هو العزل لا القبول المشروط. أما ما يخص المتطلبات المحددة في اليمن تحديدًا، فمن الأفضل دائمًا التأكد منها مباشرة مع الجهة المختصة أو مع موزّعك، وفريق LNJC جاهز للإجابة عن أي سؤال في هذا الشأن.